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À quoi sert un registre unique du personnel (RUP) sur un chantier ?
Le registre du personnel est un document obligatoire qui répertorie l’ensemble des personnes engagées par une entreprise. Il garantit la traçabilité des informations qui concernent les emplois.
Les agents et les fonctionnaires qui veillent à l’application du code du travail et de celui de la sécurité sociale, ainsi que tous les membres du comité social et économique (CSE), doivent avoir accès à ce registre.
Un employeur risque une amende de 750 € par travailleur concerné si son RUP n’existe pas, s’il est incomplet ou erroné.
Qui doit tenir le registre du personnel sur le chantier ?
Tous les employeurs doivent posséder un registre du personnel. Seules 2 catégories en sont exonérées :
- Les particuliers, qui emploient des salariés (femme de ménage, garde d’enfant, etc.).
- Les associations qui utilisent le chèque emploi associatif.
Qui sont les salariés devant apparaître dans le registre du personnel ?
Un employeur doit tenir et renseigner son registre du personnel dès la première personne qu’il embauche, même si c’est un stagiaire.
Les travailleurs concernés par ce document sont :
- Les salariés en contrat indéterminé (CDI) ou déterminé (CDD).
- Les salariés qui possèdent une nationalité étrangère.
- Les travailleurs qui proviennent d’une agence de travail temporaire.
- Les employés qui travaillent à domicile.
- Les titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
- Les stagiaires, qui doivent apparaître dans une section dédiée du registre.
- Les personnes qui exercent un service civique volontaire.
Quelles informations doit contenir le registre du personnel ?
Le registre du personnel renseigne, par ordre chronologique d’arrivée des salariés, les informations suivantes les concernant :
- nom et prénom ;
- sexe ;
- nationalité ;
- date de naissance ;
- emploi et fonctions exercés ;
- qualification :
- date d’arrivée et de sortie de l’entreprise ;
- date d’autorisation ou de demande d’autorisation (dans le cadre d’une autorisation d’embauche ou de licenciement).
Certaines situations nécessitent des informations supplémentaires :
- Pour les salariés à contrat de durée déterminée : inscription de la mention “contrat à durée déterminée”.
- Pour les salariés préalablement embauchés par un groupement d’employeurs : inscription de la mention “mis à disposition par un groupement d’employeurs’, qui précise aussi le nom et l’adresse de celui-ci.
- Pour les salariés à temps partiel : inscription de la mention “salarié à temps partiel”.
- Pour les salariés de contrat de travail temporaire : inscription de la mention “mis à disposition par un groupement d’employeur”, avec ajout du nom et de l’adresse de l’agence d’intérim concernée.
- Pour les salariés de nationalité étrangère, qui possèdent un permis de travail : précision du type et du numéro d’ordre du titre concerné.
- Pour les jeunes travailleurs qui possèdent un contrat de travail ou de professionnalisation : précision de la mention “apprenti” ou “contrat de professionnalisation”.
- Pour les stagiaires : date de début et de fin de stage et nom du tuteur. Les informations concernant les stagiaires sont à remplir dans une partie spécifiquement dédiée du RUP.
Toutes les informations doivent être actualisées. Si un salarié effectue plusieurs contrats au sein d’une même entreprise, cette dernière est tenue de réserver une ligne de son registre pour chaque contrat signé. Elle doit, par ailleurs, conserver pendant 5 ans après le départ d’un employé toutes les informations le concernant.
Il est possible d’établir un registre du personnel sous format papier ou dématérialisé. Il n’existe, en effet, pas de forme imposée par la législation.
Dans le cadre d’un registre informatisé, il est impératif d’être vigilant sur les points suivants :
- Le document doit contenir toutes les mentions légales obligatoires.
- Il doit pouvoir garantir un contrôle sécurisé, à l’instar des registres papier.
