Les 6 conseils pour l'efficacité des réunions de chantier

Pourquoi faire une réunion de chantier ?

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Cette réunion permet de faire un état des lieux du déroulement du chantier. Elle rassemble généralement le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre, le conducteur de travaux et parfois le bureau d’études. Organisée sur le terrain, elle évalue les tâches réalisées et les actions à mener pour respecter le planning de chantier.

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6 conseils pour une réunion de chantier efficace

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Conseil n°1 : Définir les périmètres d’action

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Pour assurer une bonne coordination des travaux entre chaque corps de métier, il est nécessaire de réfléchir et d’établir avec précision, en amont, l’ensemble des missions accordées à chaque intervenant. C’est ensuite durant la réunion que sont détaillées les tâches à réaliser, les dates de démarrage et les délais d’exécution.

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Cette planification est nécessaire pour prévenir tout imprévu. Il faut alors profiter de ce temps de réunion pour échanger avec les collaborateurs, préciser les attendus et répondre aux questions éventuelles.

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La coordination des équipes facilite, par la suite, l’exécution des tâches, et assure une réelle productivité sur le chantier.

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Conseil n°2 : Déterminer et annoncer l’ordre du jour

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Pour s’assurer de l’efficacité des réunions, plusieurs règles sont à suivre impérativement :

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• Les rendez-vous doivent avoir lieu à date et horaire réguliers, pour limiter les risques d’absentéisme. Les dates sont communiquées au travers d’une convocation.

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• La ponctualité doit être de mise. Il convient aussi de limiter l’usage des téléphones aux urgences, pour éviter toute prolongation de réunion.

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• Le respect des horaires implique de se focaliser sur les informations essentielles.

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• La réunion est tenue d’aborder en premier lieu les éléments les plus importants, qui concernent l’ensemble des participants. Il convient de garder pour un autre moment les problèmes plus spécifiques, afin d’en discuter directement avec les personnes concernées.

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• La discussion entre les équipes doit être encouragée, afin de lever tout questionnement. Néanmoins, les échanges nécessitent un cadre, pour éviter tout hors sujet qui pourrait faire perdre du temps

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Conseil n°3 : Mettre régulièrement à jour l’avancement du projet

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L’objectif majeur de cette réunion est de faire l’état des lieux de l’avancement du chantier. Il est donc nécessaire d’avoir une vision claire des tâches déjà réalisées, ainsi que des priorités à venir.

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Ce rendez-vous est ensuite l’occasion d’échanger de vive voix avec les entrepreneurs, pour s’assurer qu’ils respectent les échéances et relever tout problème qui pourrait se présenter.

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Les imprévus doivent être notés et discutés conjointement avec les équipes, afin de les résoudre.

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Cette transparence est essentielle pour déterminer les tâches à prioriser.

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Conseil n°4 : Anticiper les imprévus et miser sur la prévention des risques

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Les problèmes de livraison, de stock, ou bien encore les variations météorologiques font partie des imprévus potentiels de tout projet de construction. Ils doivent être abordés en réunion pour être résolus rapidement. En effet, tout aléa entraîne une réorganisation du travail et le recours, parfois, à des matériaux de secours.

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Le conducteur de travaux doit donc anticiper un maximum ces problématiques, et en informer au préalable ses équipes afin qu’elles sachent comment réagir.

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Une visite de terrain, réalisée souvent après chaque réunion, contribue à anticiper les risques relatifs à la sécurité des équipes. Il convient alors de vérifier l’état et le fonctionnement des engins et du matériel utilisé. Il est aussi très important de dégager les points de passage. Toute irrégularité doit être signalée au responsable de sécurité (chef de chantier ou maître d’œuvre, le cas échéant).

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Il est également important de rappeler, lors de chaque réunion, les consignes de sécurité aux artisans et aux entrepreneurs qui interviennent sur le chantier.

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Conseil n°5 : Rédiger un compte-rendu de réunion de chantier

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Un rapport (ou PV) de chantier est rédigé par le maître de chantier à l’issue de chaque réunion. Ce document indique le plan d’action à mettre en œuvre pour la période qui suit, et informe l’ensemble des collaborateurs, ainsi que le client, de l’avancement du projet. Il peut également servir à remercier les intervenants pour leur implication sur le projet. C’est alors un excellent moyen de tisser un lien de confiance avec eux.

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Pour être efficace, le PV doit contenir les informations suivantes :

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• Nom du projet,

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• Date de la réunion,

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• Référence ou numéro du procès-verbal,

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• Nom des personnes convoquées au rendez-vous, avec mention des personnes présentes absentes et excusées,

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• Ordre du jour,

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• Date de la prochaine réunion.

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Conseil n°6 : Utiliser un logiciel de suivi de chantier

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Pour faciliter le suivi d’un projet et la tenue des réunions de chantier, il est pertinent de recourir à un logiciel de suivi de chantier tel que Novade. Ce programme permet de digitaliser les informations qui lui sont associées.

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Cet outil est utile à plus d’un titre :

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• Il collecte, centralise, analyse et assure la traçabilité de l’ensemble des données et des documents relatifs à un chantier. En cas de survenue d’un accident, ou lors d’un audit, la personne concernée peut facilement justifier sa présence aux réunions.

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• Ses informations sont mises à jour en temps réel, que ce soit par les collaborateurs ou par les logiciels connectés à cet outil.

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• Sa mobilité permet à ce logiciel d’être consulté depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, avec une connexion Internet ou non. Il peut donc parfaitement être utilisé sur le terrain.

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• Il permet de suivre facilement l’avancement des tâches.

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• Il assure le suivi HSE d’un chantier tout en renforçant la sécurité des équipes et en réduisant les coûts administratifs.

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L’importance d’un bon suivi de chantier

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Une bonne organisation des réunions de chantier est cruciale pour la réussite d’un projet BTP. Pour garantir un chantier réussi, il faut :

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• Bien définir les missions des intervenants.

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• Planifier un ordre du jour précis.

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• Mettre régulièrement à jour les progrès du chantier.

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• Anticiper les imprévus.

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• Rédiger un compte rendu de chantier après chaque réunion.

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• Utiliser un logiciel de gestion pour automatiser et suivre le chantier.

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Ces pratiques garantissent un suivi optimal et permettent de respecter les cahiers des clauses administratives. Un logiciel tel que Novade aide à maintenir la rigueur nécessaire à chaque lancement de chantier et jusqu’à la réception des travaux.