Tout savoir sur le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE)

Les informations requises dans le DOE

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Le DOE pour un marché public

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Le DOE doit inclure les informations nécessaires comme les plans d’exécution conformes à l’ouvrage, les notices de fonctionnement et d’entretien des équipements. Il est aussi possible d’ajouter :

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• la liste des matériaux utilisés ;

• Les fiches techniques des produits;

• Les notices d’entretien et les formations à l’utilisation des équipements ;

• Les avis techniques et ATEX ;

Le DOE pour un marché privé

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Le contrat de passation du marché doit stipuler les conditions obligatoires pour constituer puis remettre le dossier des ouvrages exécutés.

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Si ce contrat mentionne la norme NF P 03-001, alors votre DOE devra comporter au minimum :

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• tous les plans d’exécution conforme à l’ouvrage exécuté, qui doivent entièrement correspondre à l’ouvrage final (cela comprend les plans de la maîtrise d’oeuvre actualisés, ceux des réseaux enterrés et le détail des travaux réalisés par chaque entreprise intervenante) ;

• les éléments d’équipements présents ;

• leurs notices de fonctionnement et leurs recommandations de maintenance (qu’elles proviennent des fournisseurs ou des entreprises elles-mêmes).

Rappel : quand faire le DOE ?

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Selon l’article 40 du CCAG, la remise des documents du DOE varie selon leur statut :

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• Date de notification : Les instructions de fonctionnement, de maintenance et les garanties doivent être remises avant la réception des travaux.;

• Notification de la décision : Le reste des documents, ainsi que le dossier d’intervention ultérieure (DIUO), doivent être remis dans le mois suivant la réception du chantier.

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Comment réaliser le DOE ?

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Le format de délivrance du dossier des ouvrages exécutés est précisé dans le contrat initial.

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Dans les faits, il est possible de monter ce document :

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• en version papier (dans des classeurs). Ce format est encore largement répandu parmi les acteurs du BTP, bien que ce mode soit peu à peu délaissé au profit d’une version numérique ;

• en version digitale. Il vous est possible de numériser les documents, pour faciliter leur diffusion et leur consultation. Ils sont alors bien souvent rassemblés sur un CD, voire parfois sur une clé USB.

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DOE : Comment un logiciel de suivi de chantier peut vous aider

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Un logiciel de suivi de chantier tel que Novade est un outil indéniable pour vous aider à remplir plus facilement et plus rapidement le dossier des ouvrages exécutés.

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Ce programme rassemble, en effet, de façon sécurisée l’ensemble des données et des documents relatifs à vos chantiers. Vous pouvez alors facilement extraire les informations et les pièces nécessaires lors de l’établissement de votre dossier.

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Si le maître d’ouvrage émet des réserves au moment de la livraison du chantier, celles-ci peuvent être facilement identifiées sur le logiciel lors de la visite d’inspection. Les informations (photographies, commentaires ajoutés) sont alors directement signalées et repérées sur le plan interactif. L’ensemble des intervenants concernés reçoivent alors une notification, pour qu’ils rectifient le plus rapidement possible les défauts constatés.

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Une fois les soucis corrigés, ces collaborateurs peuvent joindre une photo justificative afin que la levée de réserve soit validée rapidement.

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D’ailleurs, certains logiciels, tels que Novade, facilitent cette dernière procédure en proposant d’apposer une signature électronique sur les documents.

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Le programme de gestion de chantier devient alors l’outil essentiel pour faciliter la communication entre tous les intervenants d’un projet de construction et pour remplir rapidement et simplement tout document obligatoire.

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