Fiche d’accueil : pourquoi est-ce important dans le secteur du BTP ?

L’intégration des nouveaux arrivants dans le secteur du BTP est une étape décisive pour garantir la sécurité, la productivité et le respect des normes réglementaires sur le chantier. En effet, les accidents de travail se produisent fréquemment lors des premiers jours de présence sur le site. C’est pourquoi un accueil rigoureux et bien structuré est essentiel pour minimiser les risques professionnels.

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L’accueil ne concerne pas uniquement les nouvelles recrues, mais aussi les employés expérimentés qui doivent être familiarisés avec les nouvelles conditions de travail. Une procédure d’accueil bien établie, comprenant la remise de la fiche d’accueil sécurité chantier et du livret d’accueil, est obligatoire pour toutes les personnes arrivant sur un chantier.

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‍Les Obligations Légales liées à la Fiche d’Accueil Sécurité Chantier

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La fiche d’accueil sécurité chantier est un document réglementaire et obligatoire qui doit être systématiquement établie pour toutes les arrivées sur un nouveau poste.

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Dans le cadre de l’évaluation des risques professionnels, la fiche d’accueil sécurité chantier doit rassembler :

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• Les informations générales de l’employé, y compris les personnes à contacter en cas d’urgence
• La date de visite médicale d’embauche
• Les permis, CACES (Certificat d’aptitude à la conduite en sécurité) et autres habilitations (secouriste du travail, PS1 etc.) de l’employé ainsi que leurs dates d’expiration
• La confirmation que le nouvel arrivant possède bien les EPIs (équipements de protection individuelle) nécessaires à son poste
• La confirmation que le nouvel arrivant a bien reçu ses consignes de sécurité, notamment par la remise d’un livret d’accueil

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La fiche d’accueil sécurité chantier permet à l’employeur de s’acquitter de ses obligations en matière de risque professionnel et de pratiques de prévention. Rappelons que pour pouvoir utiliser certains équipements, l’employeur doit délivrer et signer une « autorisation de conduite ». S’assurer des capacités de l’employé et des validités de ses formations ou CACES est donc primordiale.

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Les Risques de la Gestion Manuelle de la Fiche d’Accueil

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L’utilisation des fiches d’accueil papier ou des fichiers Excel présente plusieurs risques pour l’entreprise. La saisie manuelle des informations peut entraîner des erreurs, des pertes de données, ou des documents illisibles, ce qui complique la gestion de la main d’œuvre sur site. De plus, ces méthodes sont souvent lentes et peu pratiques pour les équipes sur le terrain.

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Un logiciel de gestion adapté, comme Novade, facilite cette tâche en automatisant la collecte et la mise à jour des informations, tout en garantissant l’accessibilité des fiche d’accueil et des certificats nécessaires directement sur le chantier.

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Accueil chantier : 4 astuces pour fluidifier le suivi des accueils et des habilitations.

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N°1 Digitaliser la procédure d’accueil pour gagner du temps le jour de l’accueil

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Dites au revoir au papier ! Certains logiciels de suivi de chantier peuvent vous proposer des exemples de fiche d’accueil sécurité à personnaliser. Avec une application de suivi de chantier, vous pouvez gagner du temps le jour de l’accueil en bénéficiant de fiches d’accueil nouvel arrivant pré-remplies.Partagez un formulaire en ligne pour la saisie des données personnelles et la demande de congé.

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Si le nouvel arrivant est déjà connu de votre organisation, certaines informations peuvent être pré-enregistrées dans le logiciel pour éviter toute saisie. Les fiches d’accueils peuvent être complétées sur tablette ou mobile le jour de l’accueil. Pour simplifier la validation des informations, il est possible de signer électroniquement chacune de ces fiches.

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Leur validation permettra alors de créer automatiquement le profil des employés dans un registre du personnel digital. Les certificats, permis et d’autres habilitations sont automatiquement ajoutées à la base de données, évitant un ressaisie sur un excel de suivi. Certains logiciels de suivi de chantier permettent même l’édition automatique des badges d’accès pour les nouveaux arrivants.

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“Novade m’aide au quotidien, déjà pour être très rigoureux en termes de gestion du personnel. Grâce à l’Appli je peux préremplir les informations. Quand la personne arrive finalement je n’ai plus qu’à lui faire signer de manière électronique la fiche d’accueil.”

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–  Elodie Serra, Responsable HSE – Spie Batignolles

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N°2 Profiter de la procédure d’accueil pour faciliter le suivi des autorisations et habilitations

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L’une des tâches quotidiennes d’un responsable QSE est de veiller sur les dates de validité des formations et des habilitations. Pour les structures employant plusieurs centaines de salariés, assurer un suivi régulier parfois difficile. Qui doit passer la visite médicale périodique ? Qui doit repasser son CACES valable 5 ans ? A qui doit-on renouveler les autorisations ?

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La collecte des informations et documents relatifs aux permis et habilitations d’un nouvel employé est effectuée lors de la procédure d’accueil. En utilisant un seul et même système pour suivre les statuts des accueils, des habilitations, des permis et des autorisations, vous gagnez du temps et évitez les saisies multiples.

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Avec une application de suivi chantier, vous pouvez être alerté lorsque les autorisations, les CACES et les visites médicales arrivent à expiration. Vous pouvez accéder également à un tableau de bord qui classifie les autorisations par type et dates de validité. Ainsi, il est très facile d’identifier les habilitations à renouveler. Sur la plateforme de suivi de chantier Novade, il est également possible de soumettre une habilitation à un circuit de validations pour confirmer, par exemple, une autorisation de conduite par une formation pratique sur site.

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« Effectuez une évaluation à l’issue de la formation et vérifiez que le travailleur a bien compris et assimilé les consignes. Évaluez la prise en main du poste à travers des tests ou des mises en situation. Pensez à formaliser cette évaluation dans un document.»

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–  Site Prévention BTP, OPPBTP

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N°3 Rendez les informations accessibles où on en a besoin

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Les conducteurs de travaux et chefs de chantier manquent souvent de visibilité sur les habilitations des employés, par manque d’accès aux fichiers du personnel.

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L’un des atouts majeurs de la digitalisation est le partage d’information et la facilité de consultation. Lors d’une visite de sécurité, la consultation des informations sur le terrain depuis une tablette ou un mobile est un avantage majeur. Un QR code peut être scanné pour accéder immédiatement aux informations de l’employé. Il est donc simple de vérifier que l’employé possède bien les autorisations et permis nécessaires aux tâches qu’il est censé exécuter.

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Certaines plateformes de suivi de chantier intègrent également le suivi des machines et équipements. Corréler ces informations permet de s’assurer que le matériel adapté est utilisé par le personnel autorisé. Le risque professionnel est ainsi parfaitement maitrisé.

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« On est capable de faire la corrélation entre la personne qui a le droit de conduire l’engin et l’engin qui a l’état de conservation nécessaire. On peut donc aujourd’hui garantir la parfaite adéquation machine – homme pour pouvoir réaliser le travail dans les meilleures conditions possibles. »

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– Directeur Qualité, Prévention et Environnement, Eiffage sur l’utilisation de Novade sur son chantier

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N°4 Utilisez une seule base de données de référence pour les accueils, le registre du personnel et les pointages.

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Chaque nouvel arrivant accueilli sur le chantier doit être ajouté au registre du personnel. Il devra également rapidement être pointé dans un rapport de chantier ou un système RH pour que ses heures de travails puissent être payé.

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Un logiciel de suivi de chantier incluant les fiches d’accueils et le pointage des travailleurs peut vous simplifier la vie. Sur la plateforme Novade, le registre du personnel est maintenu à jour en fonction des accueils chantier et les nouveaux arrivants peuvent directement être alloué à une équipe et pointés sur le logiciel le jour même de son arrivée, sans autre saisie de donnée.

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« Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. »

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– Code du travail, Fiche Pratique Le registre unique du personnel

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En résumé

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L’accueil d’un nouvel arrivant sur le chantier est un moment stratégique dans une entreprise. C’est le commencement de l’intégration du nouvel employé pour le rendre opérationnel au plus tôt tout en le sensibilisant aux risques de sécurité de son nouveau poste.

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C’est également l’occasion d’enregistrer le nouvel arrivant dans tous les systèmes et registres administratifs nécessaires à son suivi. L’utilisation d’une solution digitale peut vous faire gagner beaucoup temps sur la procédure d’accueil et le suivi administratif. Cela facilite également la circulation des informations relatives à la sécurité du personnel où elles sont utiles.

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Centraliser et analyser vos données terrains avec Novade

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En utilisant Novade comme application de suivi chantier, les professionnels du terrain peuvent facilement accéder aux informations de leurs collaborateurs et équipements ainsi qu’à leurs plans et fiches de contrôle chantier.

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Les nouveaux arrivants, automatiquement enregistrés dans base de données via la procédure d'accueil, peuvent se voir donner l’accès à la plateforme pour consulter et créer des documents immédiatement. Suivant les droits d’utilisateurs qui leur sont accordés, ils pourront créer des fiches de contrôles, des rapports de chantier, des rapports de visites ou tout autre document nécessaire au suivi chantier. Une plateforme collaborative regroupant toutes les données terrain facilite le suivi du chantier. Sur Novade, les données du personnel, du suivi d’avancement de travaux et de la conformité QHSE peuvent alors facilement être croisées et analysées pour améliorer la performance opérationnelle du projet et de l’entreprise.

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