Fiche d’accueil : pourquoi est-ce important dans le secteur du BTP ?

Dans le secteur du BTP, la fiche accueil est bien plus qu’un simple document administratif. Elle est un outil réglementaire essentiel pour garantir la sécurité des travailleurs dès leur arrivée sur site, tout en assurant une gestion du personnel rigoureuse. Grâce à la digitalisation, il est désormais possible de fluidifier cette procédure clé, tout en facilitant le suivi des habilitations, autorisations et pointages.

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Qu’est-ce qu’une fiche accueil chantier ?

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La fiche d’accueil sécurité chantier est un document obligatoire remis à chaque nouvel arrivant. Elle permet de :

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• Vérifier que l’employé a reçu les consignes de sécurité
• Attester qu’il possède les équipements de protection individuelle (EPI) requis
• Recueillir ses informations personnelles, permis, CACES, formations, etc.
• Documenter les dates de visites médicales, autorisations et habilitations en cours

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📌 Elle répond aux exigences du Code du travail et aux obligations de l’employeur en matière de prévention des risques professionnels.

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Ce que doit contenir une fiche accueil conforme

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Selon la fiche pratique du registre du personnel, la fiche d’accueil doit inclure :

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• Identité du salarié et personnes à contacter en cas d’urgence
• Date de visite médicale et statut administratif
• Permis, habilitations, CACES et dates d’expiration
• Attestation de remise du livret d’accueil sécurité
• Signature de l’employé et de son supérieur hiérarchique

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💡 Conseil pro : La fiche accueil doit être signée avant toute prise de poste.

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Accueil chantier : 4 astuces pour fluidifier le suivi des accueils et des habilitations.

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N°1 Digitaliser la procédure d’accueil pour gagner du temps le jour de l’accueil

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Dites au revoir au papier ! Certains logiciels de suivi de chantier peuvent vous proposer des exemples de fiche d’accueil sécurité à personnaliser. Avec une application de suivi de chantier, vous pouvez gagner du temps le jour de l’accueil en bénéficiant de fiches d’accueil nouvel arrivant pré-remplies.Partagez un formulaire en ligne pour la saisie des données personnelles et la demande de congé.

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Si le nouvel arrivant est déjà connu de votre organisation, certaines informations peuvent être pré-enregistrées dans le logiciel pour éviter toute saisie. Les fiches d’accueils peuvent être complétées sur tablette ou mobile le jour de l’accueil. Pour simplifier la validation des informations, il est possible de signer électroniquement chacune de ces fiches.

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Leur validation permettra alors de créer automatiquement le profil des employés dans un registre du personnel digital. Les certificats, permis et d’autres habilitations sont automatiquement ajoutées à la base de données, évitant un ressaisie sur un excel de suivi. Certains logiciels de suivi de chantier permettent même l’édition automatique des badges d’accès pour les nouveaux arrivants.

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“Novade m’aide au quotidien, déjà pour être très rigoureux en termes de gestion du personnel. Grâce à l’Appli je peux préremplir les informations. Quand la personne arrive finalement je n’ai plus qu’à lui faire signer de manière électronique la fiche d’accueil.”

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–  Elodie Serra, Responsable HSE – Spie Batignolles

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N°2 Profiter de la procédure d’accueil pour faciliter le suivi des autorisations et habilitations

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L’une des tâches quotidiennes d’un responsable QSE est de veiller sur les dates de validité des formations et des habilitations. Pour les structures employant plusieurs centaines de salariés, assurer un suivi régulier parfois difficile. Qui doit passer la visite médicale périodique ? Qui doit repasser son CACES valable 5 ans ? A qui doit-on renouveler les autorisations ?

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La collecte des informations et documents relatifs aux permis et habilitations d’un nouvel employé est effectuée lors de la procédure d’accueil. En utilisant un seul et même système pour suivre les statuts des accueils, des habilitations, des permis et des autorisations, vous gagnez du temps et évitez les saisies multiples.

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Avec une application de suivi chantier, vous pouvez être alerté lorsque les autorisations, les CACES et les visites médicales arrivent à expiration. Vous pouvez accéder également à un tableau de bord qui classifie les autorisations par type et dates de validité. Ainsi, il est très facile d’identifier les habilitations à renouveler. Sur la plateforme de suivi de chantier Novade, il est également possible de soumettre une habilitation à un circuit de validations pour confirmer, par exemple, une autorisation de conduite par une formation pratique sur site.

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« Effectuez une évaluation à l’issue de la formation et vérifiez que le travailleur a bien compris et assimilé les consignes. Évaluez la prise en main du poste à travers des tests ou des mises en situation. Pensez à formaliser cette évaluation dans un document.»

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–  Site Prévention BTP, OPPBTP

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N°3 Rendez les informations accessibles où on en a besoin

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Les conducteurs de travaux et chefs de chantier manquent souvent de visibilité sur les habilitations des employés, par manque d’accès aux fichiers du personnel.

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L’un des atouts majeurs de la digitalisation est le partage d’information et la facilité de consultation. Lors d’une visite de sécurité, la consultation des informations sur le terrain depuis une tablette ou un mobile est un avantage majeur. Un QR code peut être scanné pour accéder immédiatement aux informations de l’employé. Il est donc simple de vérifier que l’employé possède bien les autorisations et permis nécessaires aux tâches qu’il est censé exécuter.

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Certaines plateformes de suivi de chantier intègrent également le suivi des machines et équipements. Corréler ces informations permet de s’assurer que le matériel adapté est utilisé par le personnel autorisé. Le risque professionnel est ainsi parfaitement maitrisé.

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« On est capable de faire la corrélation entre la personne qui a le droit de conduire l’engin et l’engin qui a l’état de conservation nécessaire. On peut donc aujourd’hui garantir la parfaite adéquation machine – homme pour pouvoir réaliser le travail dans les meilleures conditions possibles. »

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– Directeur Qualité, Prévention et Environnement, Eiffage sur l’utilisation de Novade sur son chantier

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N°4 Utilisez une seule base de données de référence pour les accueils, le registre du personnel et les pointages.

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Chaque nouvel arrivant accueilli sur le chantier doit être ajouté au registre du personnel. Il devra également rapidement être pointé dans un rapport de chantier ou un système RH pour que ses heures de travails puissent être payé.

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Un logiciel de suivi de chantier incluant les fiches d’accueils et le pointage des travailleurs peut vous simplifier la vie. Sur la plateforme Novade, le registre du personnel est maintenu à jour en fonction des accueils chantier et les nouveaux arrivants peuvent directement être alloué à une équipe et pointés sur le logiciel le jour même de son arrivée, sans autre saisie de donnée.

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« Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. »

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– Code du travail, Fiche Pratique Le registre unique du personnel

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Pourquoi digitaliser la fiche accueil avec un logiciel de suivi comme Novade ?

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Un logiciel de gestion comme Novade permet de :

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• Créer des fiches d’accueil préremplies, consultables sur tablette ou mobile
• Intégrer automatiquement les données dans le registre du personnel
• Suivre les habilitations (CACES, autorisations, visites médicales) en temps réel
• Alerter à l’approche des dates d’expiration
• Gagner du temps lors de l’accueil physique sur chantier
• Générer un badge d’accès dès validation de la fiche accueil

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💡 Signature électronique et partage sécurisé des données inclus.

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L’accueil, un levier stratégique pour la performance chantier

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L’accueil chantier ne se résume pas à une formalité. Il conditionne :

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• Le niveau de sécurité sur le terrain
• La qualité de l’intégration du nouvel arrivant
• Le respect des règles légales et contractuelles
• La bonne tenue du registre du personnel

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Avec un logiciel de gestion comme Novade, vous structurez cette étape clé, améliorez votre conformité réglementaire et gagnez du temps.

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Simplifiez la gestion de vos fiches d’accueil avec Novade

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✔️ Centralisation des données

✔️ Signature électronique

✔️ Alertes sur les habilitations

✔️ Registre du personnel à jour

✔️ Synchronisation RH / Sécurité / Chantier

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